Bij Albeda College leid ik sinds 2021 de stapsgewijze digitalisering van examinering en examenlogistiek. Wat begon met veilig digitaal examineren via Schoolyear en Bring Your Own Device groeide uit tot de inrichting van een samenhangende examenketen met Remindo, TOA, Prove2Move en Eduarte Toets- en Examenlogistiek. Onder mijn leiding behoorde Albeda bij alle OKE-implementaties tot de eerste onderwijsinstellingen die live gingen. Naast systemen en koppelingen zijn ook processen, verantwoordelijkheden, governance en de structurele samenwerking tussen onderwijs, examenbureaus, functioneel beheer, ICT en leveranciers ingericht. Het traject wordt nu voortgezet vanuit het procesteam examenlogistiek en ontwikkelt zich verder richting uniforme en roostergestuurde examinering.

Bij Albeda College kreeg ik de opdracht om de examinering stapsgewijs te digitaliseren en tegelijkertijd meer samenhang aan te brengen in de examenlogistiek. De bestaande situatie bestond uit verschillende systemen, lokale werkwijzen en uiteenlopende verantwoordelijkheden binnen de colleges.

De opdracht ging daarom verder dan de implementatie van één applicatie. Het doel was om de volledige examenketen te verbeteren: van een veilige digitale examenwerkplek tot planning, afname, beoordeling, resultaatverwerking, rapportage en structureel beheer.

Daarbij heb ik steeds gewerkt vanuit een stapsgewijze implementatieaanpak. Iedere nieuwe voorziening bouwde voort op de vorige stap en maakte verdere standaardisering en integratie mogelijk.

Veilig digitaal examineren als basis

De eerste stap was de inrichting van een veilige digitale examenomgeving. Schoolyear werd geïmplementeerd als beveiligde examenvoorziening, in combinatie met Single Sign-On en Bring Your Own Device.

Daarbij ging het niet alleen om de technische oplossing. Ook de examenwerkplekken, ondersteuning, gebruikersinstructies, verantwoordelijkheden en samenwerking tussen onderwijs, ICT en functioneel beheer moesten worden ingericht.

Hiermee ontstond de basis om digitale examens gecontroleerd en op grotere schaal af te nemen.

Implementatie van Remindo voor de rekenexamens

Vervolgens is Remindo geïmplementeerd voor de afname van rekenexamens. De implementatie omvatte de inrichting van de applicatie, gebruikers en autorisaties, de voorbereiding van afnames en de aansluiting op de ondersteunende processen.

Ook is de koppeling tussen Eduarte en Remindo ingevoerd. Daarmee konden student- en exameninformatie vanuit Eduarte worden gebruikt bij de organisatie van de afnames en konden resultaten weer worden verwerkt in de onderwijsadministratie.

De implementatie maakte het mogelijk om rekenexamens digitaal en op een meer gestandaardiseerde manier uit te voeren.

OKE-koppelingen met examenleveranciers

Een belangrijk onderdeel van het traject was de implementatie van de landelijke OKE-koppelingen tussen Eduarte en verschillende examenleveranciers.

De koppelingen zijn ingevoerd voor Remindo voor rekenexamens, TOA voor taalexamens en Prove2Move (EPP) voor praktijkexamens.

Via deze koppelingen worden studenten, examens, toetsselecties, toetsmomenten en resultaten uitgewisseld tussen Eduarte en de examenapplicaties.

Onder mijn leiding behoorde Albeda bij alle OKE-implementaties tot de eerste onderwijsinstellingen die live gingen. Dat vroeg om een beheerste implementatieaanpak waarin proceskeuzes, inrichting, ketentesten, samenwerking met leveranciers, ondersteuning en besluitvorming parallel werden georganiseerd.

De ervaringen bij Albeda zijn daarbij ook gedeeld met leveranciers en andere onderwijsinstellingen.

Invoering van Eduarte Toets- en Examenlogistiek

Na de eerste digitale examenvoorzieningen en koppelingen is Eduarte Toets- en Examenlogistiek ingevoerd.

Hiermee worden onderdelen van de examenorganisatie vanuit Eduarte ondersteund, waaronder het aanmaken van toetsmomenten, het koppelen van studenten aan examens, het plannen van datum, tijd en locatie, het toewijzen van surveillanten en beoordelaars en het verwerken van resultaten en bijlagen.

De invoering betekende ook een verandering in werkwijze. Exameninformatie wordt niet langer afzonderlijk in verschillende systemen vastgelegd, maar zo veel mogelijk vanuit één samenhangende keten georganiseerd.

Standaardisering en uniformering

Albeda bestaat uit verschillende colleges die historisch ieder hun eigen werkwijzen hadden ontwikkeld. Een belangrijk onderdeel van mijn opdracht was daarom het standaardiseren en uniformeren van examenprocessen.

Daarbij is gewerkt aan duidelijke en zo veel mogelijk gemeenschappelijke afspraken over het voordragen van studenten, het plannen en organiseren van examens, het gebruik van Eduarte Toets- en Examenlogistiek, de afname, beoordeling, vaststelling, resultaatverwerking en rapportage.

De standaardwerkwijze vormt het uitgangspunt. Colleges houden ruimte voor noodzakelijke lokale invulling, maar afwijkingen moeten duidelijk worden onderbouwd.

De rol van de examenbureaus versterken

De examenbureaus krijgen een steeds belangrijkere rol in de organisatie van examinering. Zij vormen de schakel tussen onderwijs, planning, roostering, examencommissie, functioneel beheer en uitvoering.

Binnen het traject is gewerkt aan een duidelijkere taak- en rolverdeling. Het onderwijs blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke voordracht van studenten, terwijl examenbureaus een grotere rol krijgen in de logistieke voorbereiding, planning, controle en uitvoering.

Dit maakt de organisatie minder afhankelijk van losse personen en lokale oplossingen en vergroot de voorspelbaarheid van de examenprocessen.

Inrichting van het procesteam examenlogistiek

Omdat de ontwikkeling van examenlogistiek niet stopt na afloop van het project, heb ik het procesteam examenlogistiek opgezet en aan het werk gebracht.

Voor dit team heb ik het doel, de opdracht, governance, rollen, besluitvorming, werkwijze en samenwerking met functioneel beheer, ICT, onderwijs en leveranciers uitgewerkt.

Ook is vastgelegd hoe wijzigingen worden ingebracht, beoordeeld, voorbereid, geïmplementeerd en ondersteund. Daarmee is de overgang van het tijdelijke project naar een structurele organisatie ingericht.

Het procesteam zorgt ervoor dat de examenketen ook na afloop van het project beheerd en verder ontwikkeld kan worden.

Van examenlogistiek naar roostergestuurd examineren

De volgende ontwikkelfase is roostergestuurd examineren. In de huidige situatie wordt een deel van de examens nog vanuit afzonderlijke onderwijs- en examenprocessen gepland.

De beoogde situatie is dat examinering steeds meer wordt opgenomen in de reguliere planning en roostering. Daarbij wordt toegewerkt naar voorspelbare examenperioden, een duidelijke scheiding tussen voordragen, plannen en roosteren en een betere aansluiting tussen Eduarte en het roostersysteem.

Ook moet dit leiden tot minder handmatige overdracht van gegevens, een sterkere coördinatie door de examenbureaus en een betere benutting van locaties, capaciteit en surveillanten.

Roostergestuurd examineren is daarmee geen afzonderlijk IT-project, maar de volgende stap in de ontwikkeling van een geïntegreerde en professionele examenorganisatie.

Mijn rol als implementatiemanager

Mijn rol omvatte zowel projectleiding als implementatiemanagement. Ik stuurde op de samenhang tussen processen, systemen, organisatie en leveranciers.

Mijn werkzaamheden bestonden onder meer uit het opstellen van projectplannen en implementatieaanpakken, het ontwerpen en afstemmen van processen, het begeleiden van systeemimplementaties en koppelingen en het organiseren van pilots, testen en beheerste livegangen.

Daarnaast bereidde ik bestuurlijke besluitvorming voor, stemde ik af met onderwijsdirecties, examenbureaus, ICT, functioneel beheer en leveranciers en organiseerde ik ondersteuning, gebruikersadoptie en structureel beheer.

Mijn aanpak was steeds gericht op daadwerkelijke invoering. Niet alleen bepalen wat er moest gebeuren, maar ook zorgen dat processen waren ingericht, systemen werkten, verantwoordelijkheden duidelijk waren en de organisatie ermee verder kon.

Resultaat: een geïntegreerde en structureel georganiseerde examenketen

Het resultaat is een steeds verder geïntegreerde digitale examenketen waarin systemen, processen en verantwoordelijkheden beter op elkaar aansluiten.

Er is een veilige digitale examenvoorziening ingericht met Schoolyear en Bring Your Own Device. Remindo is geïmplementeerd voor de rekenexamens en OKE-koppelingen met Remindo, TOA en Prove2Move zijn in gebruik genomen.

Ook is Eduarte Toets- en Examenlogistiek ingevoerd, zijn examenprocessen tussen colleges verder gestandaardiseerd en hebben examenbureaus en functioneel beheer duidelijkere rollen gekregen.

Met het procesteam examenlogistiek is bovendien een structurele organisatie ingericht voor beheer en doorontwikkeling. Daarmee is de digitalisering verschoven van afzonderlijke technische voorzieningen naar een samenhangende examenketen die zich verder ontwikkelt richting roostergestuurd examineren.